Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Geltungsbereich

LUXROUTAGE ist ein Anbieter von Logistiklösungen für den E-Commerce.

Seine Aktivitäten umfassen den Empfang und die Qualitätskontrolle von Waren, deren Lagerung, die Bestellvorbereitung, den Versand sowie den Transport und die Paketverfolgung im Auftrag seiner Auftraggeber.

LUXROUTAGE legt großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre und die Achtung der personenbezogenen Daten der Personen, mit denen das Unternehmen interagiert.

Zweck dieser Datenschutzerklärung ist es, Sie klar und transparent über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen, die verfolgten Zwecke, die Rechtsgrundlagen, auf denen sie beruhen, die Empfänger der Daten, die angewandten Aufbewahrungsfristen und Ihre Rechte zu informieren.

Sie gilt für alle Verarbeitungen, die im Rahmen unserer Aktivitäten durchgeführt werden, insbesondere wenn Sie auf der Website www.luxroutage.lu (im Folgenden die „Website“) surfen, wenn Sie uns eine Kontakt- oder Angebotsanfrage senden, wenn Sie Kunde, Interessent, Lieferant oder Subunternehmer sind, und wenn Ihre Daten in einer Bestellung erscheinen, die wir im Auftrag eines Auftraggebers bearbeiten.

Diese Erklärung deckt keine Verarbeitungen ab, die von Dritten durchgeführt werden, insbesondere nicht von unseren Auftraggebern, die als Verantwortliche handeln, noch von Websites, auf die die Website über Hyperlinks verweisen könnte.

Die LUXROUTAGE-Gruppe verfügt über Niederlassungen in Luxemburg und Frankreich.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 (im Folgenden die „DSGVO“), dem luxemburgischen Gesetz vom 1. August 2018 über die Organisation der Nationalen Kommission für den Datenschutz und den allgemeinen Datenschutzrahmen sowie für die französische Niederlassung mit dem geänderten französischen Gesetz Nr. 78-17 vom 6. Januar 1978 über Informatik, Dateien und Freiheiten.

2. Definitionen

Um das Lesen dieser Erklärung zu erleichtern, haben die wichtigsten verwendeten Begriffe gemäß Artikel 4 der DSGVO folgende Bedeutung:

• Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, direkt oder indirekt (Name, Kennnummer, Standortdaten usw.).
• Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, die Speicherung, das Auslesen, die Verwendung, die Offenlegung oder das Löschen.
• Verantwortlicher: die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, in diesem Fall LUXROUTAGE.
• Auftragsverarbeiter: die natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen und nach dessen Weisungen verarbeitet.
• Betroffene Person: die natürliche Person, deren Daten verarbeitet werden (Kunde, Interessent, Kontakt, Paketempfänger usw.).
• Empfänger: eine natürliche oder juristische Person, der personenbezogene Daten offengelegt werden.
• Einwilligung: jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, mit der Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen.
• Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten: eine Verletzung der Sicherheit, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von Daten führt.

3. Verantwortlicher

Die Daten werden unter der Verantwortung von Luxroutage verarbeitet:

LUXROUTAGE S.A.
Business Park Contern
11, rue Paul Rischard
L-5324 Contern, Luxemburg
Tel.: +352 28 12 52-1
dpo@luxroutage.lu

4. Datenschutzbeauftragter

LUXROUTAGE hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, der für die Einhaltung der Verarbeitungen verantwortlich ist und Ihr primärer Ansprechpartner für alle Fragen zum Schutz Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte ist.

Sie können den Datenschutzbeauftragten kontaktieren:

• per E-Mail: dpo@luxroutage.lu
• per Post: LUXROUTAGE S.A., zu Händen des Datenschutzbeauftragten, Business Park Contern, 11, rue Paul Rischard, L-5324 Contern, Luxemburg.

5. Grundsätze für die Verarbeitung

Gemäß Artikel 5 der DSGVO verarbeitet LUXROUTAGE Ihre Daten unter Einhaltung der folgenden Grundsätze:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: Ihre Daten werden auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet.
• Zweckbindung: Ihre Daten werden für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet.
• Datenminimierung: Es werden nur angemessene, erhebliche und auf das für die Zwecke notwendige Maß beschränkte Daten erhoben.
• Richtigkeit: Es werden angemessene Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass unrichtige Daten gelöscht oder berichtigt werden.
• Speicherbegrenzung: Die Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die verfolgten Zwecke erforderlich ist (siehe Abschnitt 14).
• Integrität und Vertraulichkeit: Die Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt (siehe Abschnitt 15).
• Rechenschaftspflicht: LUXROUTAGE ist in der Lage, die Einhaltung dieser Grundsätze nachzuweisen.

6. Betroffene Personen und Datenkategorien

Je nach Kontext unserer Beziehung verarbeiten wir die folgenden Kategorien von Personen und Daten:

• Kunden und deren Vertreter (Geschäftsführer, Ansprechpartner): Identifikationsdaten (Name, Vorname, berufliche Kontaktdaten), berufliche Daten (Funktion) und wirtschaftliche Daten (Tarifkonditionen).
• Interessenten (Formular für Angebotsanfragen): Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon, Website) und Informationen zum Logistikprojekt (Volumen, E-Commerce-Plattform, Zielländer usw.).
• Personen, die uns kontaktieren (Kontaktformular): Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht.
• Paketempfänger (Endkunden unserer Auftraggeber): Identität, Lieferadresse und für Versand und Verfolgung notwendige Kontaktdaten; im Falle einer Rücksendung die Daten auf dem eventuell vom Empfänger beigefügten Rücksendeformular (Name, Vertragsnummer und ggf. Bankdaten für eine Rückerstattung).
• Lieferanten und Subunternehmer sowie deren Kontakte : Identifikationsdaten, Funktion und wirtschaftliche Daten (insbesondere Bankdaten des Unternehmens).
• Website-Besucher : Verbindungsdaten und von Cookies und Trackern abgelegte Daten (siehe Abschnitt 17).
• Melder und von einer Meldung betroffene Personen (Hinweisgebersystem): siehe Abschnitt 20.

Besondere Kategorien von Daten: Wir verarbeiten im Rahmen dieser Aktivitäten keine sogenannten sensiblen Daten im Sinne von Artikel 9 der DSGVO (rassische und ethnische Herkunft, Meinungen, Gesundheit usw.). Wir bitten Sie, uns solche Daten nicht mitzuteilen, insbesondere nicht in den Freitextfeldern der Formulare.

7. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Jede Verarbeitung beruht auf einer der in Artikel 6 der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind:

Erläuterungen zu den Rechtsgrundlagen

• Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Wenn Sie unser Vertragspartner sind oder als Interessent ein Angebot anfordern, ist die Verarbeitung für den Abschluss oder die Erfüllung des Vertrags erforderlich.
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Bestimmte Verarbeitungen entsprechen Verpflichtungen, die uns auferlegt sind, insbesondere im Bereich Buchhaltung, Steuern und Hinweisgeberschutz.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Andere Verarbeitungen beruhen auf unseren berechtigten Interessen, beispielsweise die Entwicklung und Verwaltung unserer Geschäftstätigkeit, die Sicherheit unserer Systeme oder die Kommunikation mit den Kontakten unserer Kunden und Lieferanten. Wenn erforderlich, nehmen wir eine Abwägung zwischen diesen Interessen und Ihren Rechten und Freiheiten vor. Sie können einer auf dieser Grundlage beruhenden Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (siehe Abschnitt 21).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, insbesondere bei bestimmten Trackern, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

8. Obligatorische oder optionale Datenerhebung

In unseren Formularen sind die Felder, deren Angabe erforderlich ist, als obligatorisch gekennzeichnet (z. B. durch ein Sternchen). Wenn Sie diese nicht ausfüllen, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten, kein Angebot erstellen oder unsere Dienstleistungen nicht ausführen.

Die anderen Informationen sind optional und dienen dazu, besser auf Ihre Bedürfnisse einzugehen.

9. Herkunft der Daten

Ihre Daten werden erhoben:

• direkt von Ihnen, wenn Sie ein Formular auf der Website ausfüllen, mit unseren Teams kommunizieren oder einen Vertrag abschließen;
• indirekt, von unseren Auftraggebern, was die Daten von Paketempfängern betrifft, die im Rahmen der Bestellungen, die wir in ihrem Auftrag ausführen, übermittelt werden.

Im Falle einer indirekten Erhebung wird die in Artikel 14 der DSGVO vorgesehene Information gegebenenfalls durch den jeweiligen Auftraggeber sowie durch diese Datenschutzerklärung bereitgestellt.

10. Empfänger der Daten

Ihre Daten sind für die betroffenen internen Abteilungen (Vertrieb, Betrieb und Logistik, IT, Buchhaltung) nach dem „Need-to-know“-Prinzip (Kenntnis nur bei Bedarf) zugänglich.

Sie können an folgende Kategorien externer Empfänger weitergegeben werden:

• Partner-Spediteure und Lieferdienste für den Transport der Pakete;
• IT- und Hosting-Dienstleister, die den Betrieb unserer Tools und unseres Lagerverwaltungssystems gewährleisten;
• Dienstleister für Abfallwirtschaft und Vernichtung zur sicheren Vernichtung von Datenträgern;
• externe Berater (Buchhalter, Rechtsbeistände);
• Behörden, Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet oder ermächtigt.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht zu deren eigenen kommerziellen Werbezwecken an Dritte weiter.

11. Einsatz von Auftragsverarbeitern

Für bestimmte Vorgänge setzt LUXROUTAGE Auftragsverarbeiter (Subunternehmer) ein, die Daten in seinem Namen und nach seinen Anweisungen verarbeiten. Gemäß Artikel 28 der DSGVO werden diese Dienstleister aufgrund der von ihnen gebotenen Garantien ausgewählt und sind an einen Vertrag gebunden, der ihre Pflichten regelt, insbesondere:

• die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen zu verarbeiten;
• die Vertraulichkeit der Daten und die Schulung der autorisierten Personen zu gewährleisten;
• geeignete Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen;
• den Verantwortlichen bei der Einhaltung seiner Pflichten und bei der Bearbeitung von Anfragen zur Ausübung von Rechten zu unterstützen;
• die Daten nach Abschluss der Dienstleistung zu löschen oder zurückzugeben.

12. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wenn die luxemburgischen und französischen Niederlassungen der Gruppe gemeinsam die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung festlegen, handeln sie als gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Artikel 26 der DSGVO.

In diesem Fall definiert eine Vereinbarung transparent ihre jeweiligen Pflichten, insbesondere hinsichtlich der Ausübung Ihrer Rechte und der Informationsmitteilung.

13. Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union

Im Rahmen internationaler Sendungen können die für die Lieferung zwingend erforderlichen Daten (Identität und Adresse des Empfängers) an Spediteure und Zollbehörden im Zielland übermittelt werden, auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, wenn die Bestellung dies erfordert.

Diese Übermittlungen beruhen dann auf der Erforderlichkeit zur Erfüllung des Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

14. Aufbewahrungsfristen

Ihre Daten werden für den für die in Abschnitt 7 beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlichen Zeitraum nach folgenden Grundsätzen aufbewahrt:

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

Bestimmte Daten können Gegenstand einer Zwischenarchivierung mit beschränktem Zugang sein, wenn ihre Aufbewahrung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

15. Datensicherheit

LUXROUTAGE setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre Daten vor unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Zugriff zu schützen, insbesondere:

• die Kontrolle des physischen Zugangs zu den Räumlichkeiten und Lagerbereichen (verschlossene Büros und Schränke);
• die Verwaltung der logischen Zugriffe nach dem „Need-to-know“-Prinzip sowie eine Richtlinie zur regelmäßigen Erneuerung von Passwörtern;
• Vertraulichkeitsverpflichtungen des Personals und vertragliche Rahmenbedingungen für Dienstleister;
• Sicherungs- und Schutzmaßnahmen für unsere Informationssysteme.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft, um der Entwicklung von Risiken und dem Stand der Technik Rechnung zu tragen.

16. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten führt, meldet LUXROUTAGE diese unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem sie ihr bekannt wurde, der zuständigen Aufsichtsbehörde, gemäß Artikel 33 der DSGVO.

Wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten führt, werden Sie unverzüglich darüber informiert, gemäß Artikel 34 der DSGVO.

17. Cookies und Tracker

Ein Cookie ist eine kleine Datei, die beim Besuch einer Website, einer Anwendung oder einer Werbung abgelegt und gelesen wird. Die Website verwendet verschiedene Kategorien von Trackern:

• Unbedingt erforderliche Tracker: Unerlässlich für den Betrieb der Website und die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Dienste. Sie bedürfen nicht Ihrer Einwilligung.
• Audience-Measurement-Tracker (Reichweitenmessung): Dienen der Erstellung von Besucherstatistiken. Wenn sie nicht von einer Ausnahme profitieren, unterliegen sie Ihrer Einwilligung.
• Funktionalitäts-Tracker: Dienen dazu, Ihre Präferenzen zu speichern, um Ihren Surfkomfort zu verbessern.
• Inhalte von Dritten und Tracker von Dritten: Im Zusammenhang mit der Integration externer Inhalte (Videos, soziale Module usw.), die eigene Tracker ablegen können und der Einwilligung unterliegen.

Nicht unbedingt erforderliche Tracker werden erst nach Einholung Ihrer Einwilligung abgelegt, die über das Consent-Management-Modul ausgedrückt wird.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über dieses Modul ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen sowie Ihren Browser so konfigurieren, dass er Cookies akzeptiert oder ablehnt. Die Ablehnung bestimmter Tracker kann den Zugang zu bestimmten Funktionen der Website beeinträchtigen.

Die Lebensdauer von Trackern, die der Einwilligung unterliegen, überschreitet nicht 13 Monate, und die darüber erhobenen Informationen werden maximal 25 Monate aufbewahrt, in Übereinstimmung mit den Empfehlungen der Aufsichtsbehörden.

18. Inhalte von Dritten, Links und soziale Netzwerke

Die Website kann Inhalte von anderen Websites integrieren (z. B. Videos) oder über Links auf Websites von Dritten verweisen, insbesondere auf soziale Netzwerke.

Diese Inhalte und Websites verhalten sich so, als ob Sie die betreffende Website direkt besuchen würden, und können Daten über Sie erheben und eigene Tracker ablegen. LUXROUTAGE hat keine Kontrolle über diese Verarbeitungen, die in der Verantwortung der jeweiligen Herausgeber liegen.

Wir laden Sie ein, deren eigene Datenschutzerklärungen zu konsultieren.

19. Daten von Minderjährigen

Unsere Dienstleistungen richten sich an Geschäftskunden und sind nicht auf Minderjährige ausgerichtet. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass uns ein Minderjähriger ohne die erforderliche Genehmigung Daten übermittelt hat, laden wir Sie ein, sich an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden, damit wir diese gegebenenfalls löschen können.

20. Meldesystem (Hinweisgeber)

LUXROUTAGE stellt ein Meldesystem zur Verfügung, um bestimmte Verstöße zu melden.

Die in diesem Rahmen verarbeiteten Daten unterliegen einem eingeschränkten Zugang nur für autorisierte Personen und werden streng vertraulich verarbeitet, unter Wahrung des Schutzes des Melders und der betroffenen Personen.

Diese Verarbeitung beruht auf der Einhaltung einer rechtlichen Verpflichtung und auf unserem berechtigten Interesse, in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern (luxemburgisches Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 und für die französische Niederlassung das geänderte Gesetz Nr. 2016-1691). Die Daten werden für die zur Bearbeitung der Meldung erforderliche Zeit aufbewahrt und dann gemäß den Vorschriften archiviert oder gelöscht.

21. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Gemäß der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte, die Sie nach den in Abschnitt 22 beschriebenen Modalitäten ausüben können:

• Auskunftsrecht (Art. 15). Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, und gegebenenfalls eine Kopie davon sowie Informationen über diese Verarbeitung erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16). Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17). Sie können die Löschung Ihrer Daten in den gesetzlich vorgesehenen Fällen verlangen, z. B. wenn sie nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18). Sie können in bestimmten Fällen die Sperrung der Nutzung bestimmter Daten verlangen, z. B. während der Überprüfung ihrer Richtigkeit.
• Widerspruchsrecht (Art. 21). Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen eine auf einem berechtigten Interesse beruhende Verarbeitung Widerspruch einlegen. Sie können auch jederzeit der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Bei Verarbeitungen, die auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruhen und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgen, können Sie die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, sofern dies technisch machbar ist.
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung. Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren.
• Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling (Art. 22). Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
• Post-Mortem-Richtlinien. Wenn Sie in Frankreich wohnen, können Sie Richtlinien für die Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer Daten nach Ihrem Tod festlegen.

22. Wie Sie Ihre Rechte ausüben können

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, per E-Mail an dpo@luxroutage.lu oder per Post an die in Abschnitt 4 angegebene Adresse.

Um Ihre Anfrage bearbeiten zu können, müssen wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen und im Falle begründeter Zweifel einen Nachweis von Ihnen anfordern.

Wir verpflichten uns, innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage zu antworten; diese Frist kann im Falle einer komplexen oder zahlreichen Anfrage um zwei Monate verlängert werden, worüber Sie dann informiert werden. Die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich kostenlos; im Falle von offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen können wir jedoch eine angemessene Gebühr erheben oder uns weigern, tätig zu werden, gemäß Artikel 12 der DSGVO.

23. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie nach Kontaktaufnahme mit uns der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten nicht den Vorschriften entspricht, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere bei der Ihres Wohn- oder Arbeitsortes: